La liste d'attente pensée pour les kinésithérapeutes

Ce que vivent les kinésithérapeutes

• Une ligamentoplastie ou une pose de prothèse doit démarrer sa rééducation dans les jours qui suivent l'opération, quand une demande de confort peut attendre plusieurs semaines sans conséquence clinique
• Les demandes arrivent par tous les canaux à la fois : appels pendant les séances, secrétariat, confrères, chirurgiens, urgences, et rien ne les centralise
• Les soins à domicile supposent une adresse, un temps de trajet et une logique géographique que la liste du cabinet ne porte pas
• La rééducation périnéale, le vestibulaire ou le dry needling ne concernent que certains praticiens, mais la liste est commune à tout le cabinet
• Un patient inscrit il y a deux mois a souvent trouvé ailleurs, sans prévenir personne, et on ne le découvre qu'en l'appelant
• Refuser un patient au téléphone sans rien lui proposer donne l'impression d'un cabinet fermé, alors qu'une place se libérera peut-être la semaine suivante

Des files de soin qui parlent kinésithérapie

Une liste d'attente unique mélange ce qui ne se compare pas. Une rééducation de l'épaule après rupture de coiffe, un bilan périnéal du post-partum et un vertige positionnel n'appellent ni le même praticien, ni le même délai, ni la même durée de prise en charge. Les traiter dans une seule file oblige à relire toute la liste à chaque décision.

Dans Filéa, chaque demande rejoint une file de soin, et chaque file a ses propres règles de priorité. Le patient décrit sa situation à l'inscription, motif, urgence et sortie d'opération : la demande se range automatiquement, avec le degré d'urgence que vous avez défini pour ce motif.

Les files ci-dessus sont proposées à la création du cabinet parce qu'elles couvrent l'exercice le plus courant. Elles se renomment, se suppriment et se complètent librement. Un cabinet spécialisé en kinésithérapie du sport n'aura pas les mêmes que celui qui fait surtout du domicile et du respiratoire pédiatrique.

• Chaque praticien retrouve les files qui correspondent à ses compétences, sans perdre la vue d'ensemble du cabinet
• Les motifs de consultation sont libres : vous écrivez le vocabulaire que votre cabinet emploie déjà
• L'ancienneté départage les demandes de même priorité, ce qui évite l'arbitraire

Le créneau de 17 h annulé, repourvu avant 17 h

C'est la fonction pour laquelle la plupart des cabinets adoptent l'outil. À l'inscription, le patient ne dit pas seulement qu'il est disponible : il coche ses créneaux réels sur une grille, jour par jour et demi-journée par demi-journée. La différence est décisive, car un patient qui travaille et se déclare disponible « le mardi » ne l'est presque jamais le mardi matin.

Quand une séance se libère, vous saisissez le jour, l'heure et le praticien concerné. Filéa croise ces trois éléments avec les disponibilités déclarées, les files que ce praticien prend en charge et les priorités en cours, puis affiche la courte liste des patients à appeler, dans l'ordre. En pratique, vous passez d'un parcours au hasard dans le carnet à deux ou trois appels ciblés.

Le gain n'est pas seulement du temps gagné. Une séance non repourvue est une séance définitivement perdue, et sur une année cela représente un volume que peu de cabinets mesurent.

Une liste qui reste vraie sans que personne l'entretienne

C'est le défaut structurel de toutes les listes d'attente tenues à la main, quelle que soit la rigueur du cabinet : elles vieillissent en silence. Un patient qui trouve une place ailleurs ne rappelle jamais pour se retirer. Rien ne le signale, et la liste continue de le contenir pendant des mois.

Filéa écrit tous les 15 jours à chaque patient en attente et lui pose une seule question : cherchez-vous toujours un rendez-vous ? Un clic suffit pour rester inscrit. Sans réponse, le patient sort de la liste de lui-même. Personne au cabinet n'a de ménage à faire, et vous n'appelez plus quelqu'un qui est parti depuis deux mois.

L'effet secondaire est souvent apprécié : le patient constate que le cabinet ne l'a pas oublié, ce qui change beaucoup la perception de l'attente.

Ce que Filéa ne fait pas

Filéa ne facture pas, ne télétransmet pas et ne tient pas votre agenda. Vega, Kinémax, Kobus ou votre logiciel métier restent en place et ne sont pas touchés. Il n'y a ni migration, ni double saisie, ni interruption : Filéa se pose à côté et prend en charge la seule chose que ces outils ne traitent pas, l'amont du rendez-vous.

C'est aussi ce qui explique son prix. Un logiciel qui ne fait qu'une chose coûte une fraction d'une suite complète.

Des données de santé, traitées comme telles

Une liste d'attente de kinésithérapie contient des motifs de consultation et des précisions cliniques. Ce sont des données de santé, et un fichier Excel posé sur un poste du cabinet ou envoyé par e-mail entre collègues ne remplit aucune des obligations qui s'y attachent.

Filéa s'en tient au strict nécessaire : aucun document médical n'est collecté, le formulaire n'accepte aucun fichier, et le patient est invité à décrire sa situation en quelques mots plutôt qu'en détail.

Le consentement du patient est recueilli et horodaté au moment de l'inscription. Les données sont hébergées en Union européenne. Les demandes closes sont purgées automatiquement selon la durée que vous choisissez, et une demande peut être supprimée définitivement à tout moment, y compris à la requête du patient.

Questions fréquentes