Filéa ou le cahier, le tableur et WhatsApp ?

Un cahier ou un tableur ne coûte rien et suffit tant que vous avez moins d'une dizaine de patients en attente. Avec Filéa, vous ne notez plus les demandes pendant vos séances : le patient remplit la sienne en ligne. La liste se met à jour toute seule, et quand un créneau se libère, vous voyez tout de suite qui peut venir.

Essayer la démo en ligneDemander une démo en visio

La démo en ligne s'ouvre sur un cabinet fictif, sans compte : il suffit d'un e-mail ou d'un numéro de téléphone. La visio dure 20 minutes, puis vous avez 30 jours d'essai sur votre vraie liste, sans carte bancaire, à partir de 29 € HT par mois pour le cabinet.

Ce qui change avec Filéa

Le patient remplit sa demande lui-même.

Vous partagez un lien à votre nom et à vos couleurs : au téléphone, sur votre répondeur, sur le site du cabinet. Le patient y décrit son motif, précise s'il sort d'une opération ou s'il est adressé par un médecin, et coche ses disponibilités sur une grille. La demande arrive complète et se range dans la bonne file. Les post-opératoires et les urgences y sont signalés en priorité.

Avec un cahier ou un tableur, quelqu'un du cabinet note chaque demande à la main, souvent pendant une séance.

Un créneau se libère : Filéa vous dit qui peut venir.

Vous indiquez le jour, l'heure et le praticien. Filéa croise les disponibilités cochées par chaque patient avec les horaires du cabinet et ceux du praticien, et place en tête ceux qui peuvent venir. Vous les appelez, ou vous leur proposez le créneau par e-mail : le premier qui accepte le prend, et le rendez-vous s'enregistre.

Avec un cahier ou un tableur, vous remontez la liste et vous appelez au jugé, jusqu'à tomber sur un patient libre à cette heure-là.

Tous les 15 jours, la liste se met à jour toute seule.

Chaque patient reçoit un e-mail qui lui demande s'il cherche toujours. Il répond d'un clic et peut corriger ses disponibilités, sans compte ni mot de passe. Sans réponse après le délai que vous avez choisi, sa demande sort de la liste, et vous réglez vous-même le rythme des relances. Vous n'appelez plus quelqu'un qui a trouvé ailleurs.

Avec un cahier ou un tableur, un patient qui a trouvé ailleurs reste inscrit tant que vous ne l'avez pas rappelé.

Tout cela se manipule dans la démo en ligne, sur un cabinet fictif, sans créer de compte.

Essayer la démo en ligneDemander une démo en visio

La démo en ligne s'ouvre sur un cabinet fictif, sans compte : il suffit d'un e-mail ou d'un numéro de téléphone. La visio dure 20 minutes, puis vous avez 30 jours d'essai sur votre vraie liste, sans carte bancaire, à partir de 29 € HT par mois pour le cabinet.

Point par point

Sources en bas de page, vérifiées le 16 août 2026.

CritèreFiléaCahier et tableur
Coût par moisFiléa29 € HT pour un praticien seul, 59 € HT de deux à quatre praticiens.Cahier et tableur0 €.
Qui note la demandeFiléaLe patient lui-même, en ligne, avec son motif et ses disponibilités.Cahier et tableurVous ou la personne qui décroche, souvent pendant une séance.
Patients partis ailleursFiléaRelancés par e-mail tous les 15 jours. Sans réponse, leur demande sort de la liste.Cahier et tableurIls restent inscrits tant que personne ne les a rappelés.
Un créneau se libèreFiléaFiléa place en tête les patients disponibles à cette heure-là avec ce praticien.Cahier et tableurVous remontez la liste et vous appelez au jugé.
Liste partagée entre collèguesFiléaUne seule liste pour le cabinet, et un compte par praticien.Cahier et tableurSur WhatsApp, les noms et les motifs sont copiés sur le téléphone personnel de chacun, remplaçants compris.
Demande d'effacement d'un patientFiléaVous supprimez sa demande définitivement.Cahier et tableurIl faut retrouver chaque trace : cahier, tableur, copies et messages du groupe.
Obligations RGPDFiléaLes mêmes. Le consentement est horodaté et les demandes archivées s'effacent automatiquement.Cahier et tableurLes mêmes, et rien ne les documente à votre place.

Ce qui plaide pour le cahier, le tableur et WhatsApp

  • Un cahier ou un tableur ne coûte rien et s'utilise tout de suite, sans formation ni paramétrage.
  • Aucun éditeur ne peut fermer votre cahier ni changer ses conditions.
  • Dans un cahier, vous notez ce que vous voulez, à votre façon.
  • Le papier reste lisible quand l'ordinateur tombe en panne.
  • Dans un groupe WhatsApp, une information arrive immédiatement chez tous les associés.

Le comparatif en détail

Chez les kinés, deux annulations tardives sur trois ne sont pas remplacées

Dans une analyse publiée en février 2023, Doctolib a étudié trente millions de rendez-vous. Chez les kinésithérapeutes, seules 37 % des séances annulées ou déplacées moins de 48 heures avant sont remplacées. Deux créneaux libérés sur trois restent donc vides, contre un sur quatre chez les médecins généralistes. Les séances de rééducation, planifiées à l'avance, se remplacent plus difficilement.

Une séance perdue ne se rattrape pas, car aucune base légale ne permet de facturer un rendez-vous manqué. À environ 18 € la séance conventionnée, une seule séance repourvue par semaine rapporte plus que l'abonnement d'un praticien seul.

Un groupe WhatsApp disperse les données de vos patients

Dans le groupe du cabinet, les noms et les motifs de soin sont copiés sur le téléphone personnel de chaque associé et de chaque remplaçant. Personne ne gère les accès ni la durée de conservation, et rien ne s'efface quand quelqu'un quitte le cabinet. La CNIL écrit que ces canaux grand public sont rarement un moyen de communication sûr sans mesure complémentaire.

Un patient peut aussi vous demander d'effacer ses données. Il faut alors en retrouver chaque trace, copies, captures d'écran et messages compris. Avec Filéa, vous supprimez sa demande définitivement, et chaque relance lui permet de sortir de la liste en un clic.

Un tableur suffit tant que votre liste reste sous dix patients

D'après l'enquête de l'ordre des kinésithérapeutes sur l'année 2024, 60 % des kinés libéraux ont une liste d'attente. Elle compte dix patients en médiane et vingt et un en moyenne. L'attente médiane est de vingt et un jours, et de quarante-trois jours dans les communes rurales à habitat dispersé. Seuls 13 % des kinés paient une plateforme de rendez-vous, et 12 % une secrétaire.

Jusqu'à une dizaine de patients, un tableur bien tenu fait le travail. Au-delà, trois signes montrent que la liste vous coûte du temps : vous appelez plusieurs patients avant d'en trouver un libre, vous ne savez plus qui a été prévenu de quoi, et vous n'osez plus annoncer de délai à un nouveau patient.

Lequel choisir ?

Choisissez Filéa si

  • Vous refusez des patients régulièrement et votre liste dépasse la dizaine.
  • Vous voulez arrêter de prendre les demandes au téléphone pendant vos séances.
  • Vous laissez des créneaux annulés vides faute de savoir qui appeler.
  • Vous partagez la liste avec des associés ou des remplaçants, et elle circule aujourd'hui par message.

Choisissez le cahier, le tableur et WhatsApp si

  • Vous avez moins de dix patients en attente et vous les connaissez tous.
  • Vous recevez moins d'une nouvelle demande par semaine.
  • Vous exercez seul, sans remplaçant, et personne d'autre ne consulte la liste.
  • Vous trouvez sans peine qui appeler quand une séance est annulée.

Questions fréquentes

Est-il interdit de tenir sa liste d'attente dans un tableur ?

Non. La CNIL vous demande les mêmes choses quel que soit l'outil : inscrire la liste au registre des traitements, même si vous exercez seul, fixer une durée de conservation et informer vos patients, par exemple avec une affichette en salle d'attente. Un tableur bien tenu sur un poste sécurisé peut donc être conforme.

Puis-je facturer un patient qui ne vient pas ?

Non. Le conseil national de l'ordre des masseurs-kinésithérapeutes indique qu'aucun fondement juridique ne permet de réclamer une indemnité pour un rendez-vous manqué. Le code de la santé publique, à l'article R.4321-98, réserve les honoraires aux actes réellement effectués.

Un logiciel suffit-il à être en règle avec le RGPD ?

Non, vous restez responsable de votre liste, quel que soit l'outil, et l'éditeur peut lui-même être en faute. En septembre 2024, la CNIL a sanctionné de 800 000 € un éditeur de logiciels utilisé par environ 25 000 cabinets médicaux. Filéa horodate le consentement du patient et efface automatiquement les demandes archivées.

Comment passer de mon tableur à Filéa ?

Après une démo de 20 minutes en visio, vous avez 30 jours d'essai sans carte bancaire. Vous saisissez les patients déjà en attente, ou vous leur envoyez votre lien pour qu'ils remplissent leur demande eux-mêmes.

Essayez Filéa sur un cabinet fictif, puis sur votre propre liste.

Essayer la démo en ligneDemander une démo en visio

La démo en ligne s'ouvre sur un cabinet fictif, sans compte : il suffit d'un e-mail ou d'un numéro de téléphone. La visio dure 20 minutes, puis vous avez 30 jours d'essai sur votre vraie liste, sans carte bancaire, à partir de 29 € HT par mois pour le cabinet.

Sources et méthode

Chaque chiffre et chaque fonctionnalité cités ici ont été relevés sur les sources publiques ci-dessous, vérifiés le 16 août 2026. Les tarifs des éditeurs évoluent : vérifiez-les avant de décider, et signalez-nous toute erreur, nous la corrigerons.